en af de sidste ting, du vil høre, er, at din virksomhed er blevet udvalgt til at gennemgå en moms revision af en stat (eller skræmmende en lokal myndighed). At blive revideret kan være skræmmende, frygtelig eller endda frustrerende. I stedet for at føle sig forsvarsløs eller overvældet, er der skridt, du kan tage for at styre revisionen, tage kontrol over processen og lette byrden. Vi har hjulpet mange virksomheder med deres salg og brug skatterevisioner gennem årene, og dermed har vi samlet en stor mængde viden om den bedste praksis i forvaltningen af en moms revision effektivt.
det første trin i enhver omsætningsafgiftsrevision meddeles af staten, at du er valgt til revision. Når denne meddelelse sker, kan du straks begynde at forberede revisionen. I stedet for at kaste dine hænder op, er dette din første mulighed for at tage kontrol over situationen. For den periode, der er under revision, er det første, du skal gøre, at samle de relevante poster. Dette blogindlæg skitserer tre kritiske elementer, som du skal overveje for at kunne samle og forberede dine poster til en omsætningsafgiftsrevision.
1. Ved, hvilke poster der skal samles til revisionen
som forberedelse til revisionen er den første ting at gøre at identificere revisionsperioden og kontrollere forældelsesfristen. Sørg derefter for, at alle de ønskede poster samt andre forventede poster er tilgængelige i den angivne revisionsperiode. Når du har bestemt, hvor dine poster er gemt enten fysisk eller elektronisk, skal du hente dem. De fleste poster gemmes digitalt på et virksomhedsnetværk, men de er muligvis ikke let tilgængelige for dig. Hvis posterne gemmes fysisk på et lager, off-site eller administreres andetsteds, skal du bestemme, hvor lang tid det vil tage at hente off-site poster eller digitale filer, der administreres af andre eller andre afdelinger (f.eks. Posterne er muligvis ikke umiddelbart tilgængelige, så du vil gerne starte denne proces tidligt for at give dig tid til at samle og gennemgå posterne, inden du giver dem til revisor.
så hvilke typer poster vil revisor se efter i en moms revision? Revisor vil sandsynligvis medtage en lang liste over anmodede poster for revisionsperioden i revisionsmeddelelsesbrevet. Dette er dem, der normalt anmodes om:
- detaljeret hovedbog,
- journalposter,
- Salgs-og købstidsskrifter,
- Salgs-og købsfakturaer,
- videresalgs-og fritagelsescertifikater,
- afskrivningsplaner,
- årsregnskaber,
- føderale og statslige indkomst eller franchise selvangivelser,
- kontoudtog,
- salg og brug selvangivelser og arbejdspapirer, og
- forsendelsesdokumentation.
afhængigt af din juridiske enhedsstruktur og rapportering er levering af nogle af ovenstående poster muligvis ikke en levedygtig mulighed for din virksomhed, da sådanne poster muligvis ikke korrelerer med et statligt momsniveau (f.eks. føderal og statslig indkomstskat, kontoudtog). Identificer, hvad du kan give, og vær parat til at forklare elementer, der ikke er logiske at give.
når du har samlet posterne, skal du evaluere tilstanden og fuldstændigheden af posterne, der sikrer, at alle måneder af revisionsperioden og alle datatyper er til stede. Hvis du finder huller i posterne, skal du spore disse oplysninger. På grund af den tid, dette kan tage, og givet potentielle system-eller udbyderændringer i den periode, der revideres, vil du igen starte denne proces så hurtigt som muligt, når du bliver underrettet om revisionen.
Husk, at for udgifter og salg er en prøveudtagningsmetode normalt revisorens tilgang, så du behøver muligvis ikke at give alle poster, før du er drøftet med og bekræftet af revisor. At vide, at du har de tilgængelige og tilgængelige poster, hjælper dig med at forberede dig til prøveudvælgelsen.
2. Identificer eventuelle problemer med posterne
mens du samler posterne, kan du identificere problemer. Disse skal behandles inden revisors ankomst eller revisionsstartdato, hvis de udføres eksternt og skal muligvis drøftes med revisor under fastlæggelsen af revisionsprocedurer. Følgende er potentielle rekordproblemer:
- ændring i regnskabssystemer
- ændring i skatteberegningssystemer
- ændring i skatterapporteringssystemer
- ændring i skattevedligeholdelse eller-procedurer (forbedret eller forværret skattekontrol)
- manglende eller ufuldstændige poster
- papir vs. elektroniske poster (EDI, ERS, indkøbskort, videresalg/fritagelsescertifikater)
- ændrede afkast
- fusioner og overtagelser
årsagen til, at du vil være opmærksom på disse problemer, er fordi de kan påvirke eventuelle stikprøveprocedurer, der udføres af revisor. Revisor skal spore en transaktion og, hvis den er skattepligtig, spore den betalte eller opkrævede skat på transaktionen.
hvis der er problemer med poster som ødelagte eller manglende poster, vil du gerne komme med alternative muligheder for at diskutere med revisor. Med elektroniske poster er dette revisionsspor muligvis ikke tydeligt, så revisor bliver nødt til at gennemgå skatteyderens procedurer for betaling eller opkrævning af de relevante skatter på disse typer transaktioner, og du vil gerne kende din virksomheds metode, så du kan rådgive revisor korrekt.
da standarden i øjeblikket er elektroniske poster, hvor der ikke findes noget papir, uden at have et ordentligt revisionsspor af de elektroniske poster eller kontroller for at sikre gyldighed kan sætte skatteyderne under yderligere kontrol af revisor. Skatteyderne skal have god intern kontrol, når de står over for en undersøgelse af elektroniske data. Ved opbevaring af elektroniske poster er gennemsigtighed kritisk for skatteyderne. Anvendelse af standarddriftsprocedurer på systemoperationer og dataindhentning vil give intern kontrol validering under revision.
3. Gennemgå posterne, før revisionen begynder
når posterne er fundet, anbefales en kort intern gennemgang for at identificere eventuelle større eksponeringsområder. Potentielle eksponeringsområder kan omfatte:
- kildedata binder ikke til hovedbogen
- Returpapirer binder ikke til afkast
- forkert momssats blev beregnet
- brug skat var ikke selvpåløbet eller overført
- manglende bevis for at understøtte fritaget salg
en der bør også gøres en indsats for at opnå manglende, ufuldstændige eller ugyldige videresalg, fritagelse eller direkte løncertifikater til støtte for alt skattefrit salg. Gennemgå fritagelsescertifikaterne for at sikre, at den korrekte formular blev leveret og udfyldt med alle krævede felter (dato, underskrift, købers navn og registreringsnummer, beskrivelse og brug af køb med fritaget grund). Det er tid til at gå tilbage til dine kunder og få gyldige certifikater, hvis du ikke allerede har dem. Ideelt set ville dette have været gjort på transaktionstidspunktet for at undtage salget.
det kan også være et godt tidspunkt at konsultere eksterne rådgivere for at diskutere den seneste udvikling i skattelovgivningen eller foretage en gennemgang af betydelige eksponeringsområder eller potentielle overbetalinger eller kreditter. Mens revisor er på udkig efter skat underbetalinger, bør du kigge efter skat overbetalinger og bruge revisionen som en mulighed for at anmode om en refusion, hvis du opdager situationer, hvor du påløbne og betalte moms på dine køb eller over-påløbne ved en fejl (ikke-skattepligtig vare). Du bør også gennemgå selvangivelser og afstemme dem med hovedbogen, før revisionen finder sted for at sikre, at der ikke blev opkrævet skat og ikke overført.
Hvor kan man lære mere om Audit Defense
mens vi har givet ovenstående oplysninger til at hjælpe dig med at forberede en moms revision og gøre det effektivt, der er meget mere information, vi kan dele med dig, der vil tage dig gennem hele moms revisionsprocessen og give nyttige tips og bedste praksis.
du kan finde flere nyttige oplysninger om revisionsforsvar ved at hente Momsinstituttets gratis hvidbog: Best Practices for administration af en Momsrevision. Denne gratis hvidbog indeholder værdifulde oplysninger, der kan hjælpe dig proaktivt med at forberede en revision, fra før revisionen til strategier efter revision.
du kan også tage den dybdegående revision bemyndigelse: Teknikker og Tips til at videregive din næste Audit on-demand træning, der vil tage dig gennem bedste praksis, der sikrer et bedre resultat for dig på hvert trin af vejen – fra at få revisionsmeddelelsen til Post-audit strategier.