Una de las últimas cosas que desea escuchar es que su empresa ha sido seleccionada para someterse a una auditoría de impuestos sobre las ventas por un estado (o, por miedo, una autoridad gubernamental local). Ser auditado puede ser aterrador, espantoso o incluso frustrante. En lugar de sentirse indefenso o abrumado, hay pasos que puede tomar para administrar la auditoría, tomar el control del proceso y aliviar la carga. Hemos ayudado a muchas empresas con sus auditorías de impuestos de ventas y uso a lo largo de los años, y al hacerlo, hemos acumulado una gran cantidad de conocimiento sobre las mejores prácticas para administrar una auditoría de impuestos de ventas de manera efectiva.
El primer paso de cualquier auditoría de impuestos sobre las ventas es ser notificado por el estado que ha sido seleccionado para la auditoría. Una vez que se produzca esta notificación, puede comenzar a prepararse para la auditoría de inmediato. En lugar de levantar las manos, esta es su primera oportunidad de tomar el control de la situación. Para el período bajo auditoría, lo primero que tendrá que hacer es recopilar los registros pertinentes. Esta publicación de blog describirá tres elementos críticos que debe considerar para recopilar y preparar con éxito sus registros para una auditoría de impuestos sobre las ventas.
1. Conozca qué Registros debe Recopilar para la Auditoría
En preparación para la auditoría, lo primero que debe hacer es identificar el período de auditoría y verificar el estatuto de limitaciones. Luego, asegúrese de que todos los registros solicitados, así como otros registros anticipados, estén disponibles para el período de auditoría especificado. Una vez que determine dónde se almacenan sus registros, ya sea física o electrónicamente, deberá obtenerlos. La mayoría de los registros se almacenan digitalmente en una red de la empresa, pero pueden o no estar disponibles para usted. Si los registros se almacenan físicamente en un almacén, fuera del sitio o se administran en otro lugar, deberá determinar cuánto tiempo tomará recuperar los registros o archivos digitales fuera del sitio administrados por otros u otros departamentos (por ejemplo, Cuentas por Pagar, Ventas, Contabilidad, Activos fijos). Es posible que los registros no sean accesibles al instante, por lo que querrá comenzar este proceso temprano para tener tiempo de recopilar y revisar los registros antes de proporcionárselos al auditor.
Entonces, ¿qué tipos de registros buscará el auditor en una auditoría de impuestos sobre las ventas? El auditor probablemente incluirá una larga lista de los artículos solicitados para el período de auditoría en la carta de notificación de auditoría. Estos son los que normalmente se solicitan:
- Libro mayor detallado,
- Anotaciones en el diario,
- Libros de ventas y compras,
- Facturas de ventas y compras,
- Certificados de reventa y exención,
- Planes de depreciación,
- Estados financieros,
- Declaraciones de impuestos federales y estatales sobre ingresos o negocios,
- Estados de cuenta bancarios,
- Declaraciones de impuestos sobre ventas y uso y documentos de trabajo, y
- Documentación de envío.
Dependiendo de la estructura e información de su entidad legal, proporcionar algunos de los elementos anteriores puede no ser una opción viable para su negocio, ya que dichos registros pueden no correlacionarse a un nivel estatal de impuestos sobre las ventas (por ejemplo, Impuestos federales y estatales, Estados de cuenta bancarios). Identifique lo que puede proporcionar y esté preparado para explicar los elementos que no son lógicos de proporcionar.
Una vez que haya compilado los registros, deberá evaluar el estado y la integridad de los registros, asegurando que todos los meses del período de auditoría y todos los tipos de datos estén presentes. Si está encontrando agujeros en los registros, tendrá que rastrear esa información. Debido al tiempo que esto puede llevar y dados los posibles cambios en el sistema o el proveedor durante el período que se está auditando, de nuevo, querrá comenzar este proceso lo antes posible una vez que se le notifique la auditoría.
Tenga en cuenta que para gastos y ventas, un método de muestreo suele ser el enfoque del auditor, por lo que es posible que no tenga que proporcionar todos los registros hasta que se analice y confirme con el auditor. Saber que tiene los registros disponibles y accesibles le ayuda a prepararse para la selección de la muestra.
2. Identifique cualquier problema Potencial con los Registros
Al recopilar los registros, puede identificar problemas. Estos deben abordarse antes de la llegada del auditor o de la fecha de inicio de la auditoría si se realizan a distancia y es posible que deban discutirse con el auditor durante la determinación de los procedimientos de auditoría. Los siguientes son posibles problemas de registro:
- Cambio en los sistemas de contabilidad
- Cambio en los sistemas de cálculo de impuestos
- Cambio en los sistemas de declaración de impuestos
- Cambio en el mantenimiento o los procedimientos fiscales (mejora o empeoramiento de los controles fiscales)
- Registros faltantes o incompletos
- Registros impresos vs.electrónicos (EDI, ERS, Tarjetas de compra, Reventa/Exención certificados)
- Devoluciones modificadas
- Fusiones y adquisiciones
La razón por la que desea tener en cuenta estos problemas es porque pueden afectar a cualquier procedimiento de muestreo realizado por el auditor. El auditor tendrá que rastrear una transacción y, si está sujeto a impuestos, rastrear el impuesto pagado o recaudado en la transacción.
Si hay problemas con los registros, como los registros destruidos o faltantes, querrá idear opciones alternativas para discutir con el auditor. Con los registros electrónicos, esta pista de auditoría puede no ser evidente, por lo que el auditor tendrá que revisar los procedimientos del contribuyente para pagar o cobrar los impuestos apropiados en este tipo de transacciones y usted querrá conocer la metodología de su empresa para poder asesorar adecuadamente al auditor.
Dado que la norma se basa actualmente en registros electrónicos, cuando no existe papel, la falta de una pista de auditoría adecuada de los registros electrónicos o de controles para garantizar su validez puede someter al contribuyente a un escrutinio adicional por parte del auditor. El contribuyente debe tener buenos controles internos cuando se enfrenta a un examen de datos electrónicos. En la preservación de registros electrónicos, la transparencia es fundamental para el contribuyente. La utilización de procedimientos operativos estándar para el funcionamiento de los sistemas y la recuperación de datos permitirá validar los controles internos en auditoría.
3. Revise los Registros Antes de que Comience la Auditoría
Una vez que se hayan localizado los registros, se recomienda una breve revisión interna para identificar las principales áreas de exposición. Las posibles áreas de exposición pueden incluir:
- Los datos de origen no se vinculan al Libro Mayor
- Los documentos de trabajo de devolución no se vinculan a las devoluciones
- Se calculó una tasa de impuesto sobre las ventas incorrecta
- El impuesto sobre el uso no se acumuló por cuenta propia ni se remitió
- Falta de prueba para respaldar las ventas exentas
También puede ser un buen momento para consultar a asesores externos para discutir la evolución reciente de las leyes fiscales o para realizar una revisión de áreas de exposición significativas o pagos o créditos potenciales. Si bien el auditor está buscando pagos insuficientes de impuestos, usted debe buscar pagos excesivos de impuestos y usar la auditoría como una oportunidad para solicitar un reembolso si descubre situaciones en las que acumuló y pagó impuestos sobre las ventas en sus compras o se acumuló en exceso por error (elemento no imponible). También debe revisar las declaraciones de impuestos y conciliarlas con el Libro Mayor antes de que se lleve a cabo la auditoría para asegurarse de que no se recaudaron ni remitieron impuestos.
Dónde obtener más información Sobre Audit Defense
Si bien hemos proporcionado la información anterior para ayudarlo a prepararse para una auditoría de impuestos sobre las ventas y para hacerlo de manera efectiva, podemos compartir con usted mucha más información que lo llevará a través de todo el proceso de auditoría de impuestos sobre las ventas y le proporcionará consejos útiles y mejores prácticas.
Para obtener más información útil sobre la defensa de auditoría, descargue el informe técnico GRATUITO del Instituto de Impuestos sobre las Ventas: Mejores prácticas para Administrar una Auditoría de Impuestos sobre las Ventas. Este documento técnico gratuito contiene información valiosa que puede ayudarlo a prepararse proactivamente para una auditoría, desde antes de la auditoría hasta las estrategias posteriores a la auditoría.
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